در مدیریت پروژه، سیاه و سفید دوستان شما هستند و خاکستری این‌طور نیست. به عنوان یک مدیر پروژه، شما نیاز دارید تا با اطلاعات کاملاً واضح و تاییدشده سر و کار داشته باشید، نه با یک سری مفروضات. هرگاه فرضیاتی مطرح می‌شوند که مورد اعتبارسنجی قرار نگرفته‌اند، آنگاه اشتباهات نیز رخ می‌دهند، جداول زمانی به تعویق می‌افتند و پروژه‌ها با شکست مواجه می شوند.

فرضیات چیزهای خطرناکی هستند، و مانند هر چیز خطرناک دیگر – مثل بمب یا کیک توت‌فرنگی – اگر مرتکب حتی کوچک‌ترین اشتباهی در آنها شوید، ممکن است خود را غرق در یک دردسر وحشتناک بیابید. به زبان ساده، فرض‌کردن به این معنی است که باور کنید چیزی به شکل خاصی است، تنها با داشتن شواهد اندک یا حتی بدون شواهدی که نشان دهد تصوّرتان صحیح است. و حالا بلافاصله متوجه می‌شوید که چرا این امر می‌تواند به یک دردسر وحشتناک منجر شود. به عنوان مثال، ممکن است یک روز صبح از خواب بیدار شوید و فرض کنید که تخت شما در همان جایی است که همیشه قرار داشته‌است، بدون اینکه هیچ مدرک واقعی دال بر صحت این موضوع در اختیار داشته باشید، اما وقتی از رخت‌خواب خود بیرون می‌آیید، ممکن است به یک‌باره متوجه شوید که تخت شما بر روی دریا شناور شده‌ و حالا به خاطر فرض نادرستی که داشته‌اید، در دردسر وحشتناکی می‌افتید. می‌بینید که بهتر است زیاد هم فرض نکنید، مخصوصاً اول صبح.

– لمونی اسنیکت (Lemony Snicket) – کتاب مدرسه‌ی سخت‌گیر (The Austere Academy)

همان‌گونه که لمونی اسنیکت، نویسنده‌ی مجموعه کتاب‌های ماجراهای ناگوار (A Series of Unfortunate Events) بیان می‌کند، مفروضات خطرناک هستند. مفروضات به ندرت بر اساس واقعیت بنا نهاده شده‌اند و عموماً مبتنی بر دیدگاه‌های شخصی هستند، نه واقعیات موجود. تصور کنید که چگونه این امر می‌تواند بر روی توانایی شما در مدیریت یک گروه تأثیر بگذارد، چنانچه شما – یا دیگران – بخواهید در رابطه با موضوعی به واضحی کنترل پیشرفت و تکمیل کار‌ها، به فرضیات متوصل شوید.

در «روش موفقیت پروژه (Project Success Method)» برای هر فعالیت مدیری به کار گرفته می‌شود تا مطمئن شویم تمام وظایف تکمیل می‌شوند. در جلسه‌ی برنامه‌ریزی برای هر پروژه، مهم است که یک ساختار تفکیک کار (WBS) ایجاد کنید؛ لیستی از تمام فعالیت‌های پروژه از هر نوعی که در زمان حاضر به فکر گروه شما می‌رسند. در اینجا «در زمان حاضر» اهمیت دارد، زیرا به ندرت پیش می‌آید که حتی بهترین گروه‌ها بتوانند تک‌تک وظایفی که لازم است تکمیل شوند را در همان ابتدای پروژه پیش‌بینی کنند. این فعالیت‌ها هیچ ترتیب خاصی نخواهند داشت، زیرا که هنوز توالی آنها مشخص نشده‌است. همچنین آنها لزوماً مالک یا مدت زمان نیز به خود اختصاص نداده‌اند. این به معنای واقعی کلمه فقط لیستی از فعالیت‌ها خواهد بود.

البته این وظایف نمی‌توانند بدون مالک باقی بمانند. به هر وظیفه باید یک مالک اختصاص داده شود – یعنی یک مدیر فعالیت – یک نفر برای هر فعالیت. مدیر فعالیت قبول می‌کند که از انجام و تکمیل آن کار اطمینان حاصل نماید. این همان فردی است که به مدیر پروژه نگاه می‌کند و می‌گوید: «این وظیفه متعلق به من است. من مطمئن خواهم شد که این وظیفه انجام می‌شود.» این بدان معنا نیست که مدیرانِ فعالیت‌ها پذیرفته باشند که کار را هم خودشان انجام دهند، بلکه تنها قبول کرده‌اند که نقطه‌ی واحد تماس در خصوص آن فعالیت باشند. مفهوم نقطه‌ی واحد تماس بسیار مهم است، زیرا سردرگمی را کاهش داده و به شفافیت این موضوع که چه کسی صاحب چه کاری است می‌افزاید.

در کار پروژه‌ای، سیاه و سفید دوستان شما هستند و خاکستری دشمن شما. هر چیز خاکستری و مبهمی در دادگاه مدیریت پروژه بر علیه شما مورد استفاده قرار می‌گیرد. مفروضات، انتظاراتی را ایجاد می‌کنند که بر اساس هیچ چیز بیشتری از آنچه شما فکر می‌کنید واقعیت است، و نه آنچه واقعاً واقعیت است، بنا نهاده نشده‌اند. مدیریت موفق پروژه در فضای خاکستری امکان‌پذیر نیست – سیاه و سفید برای موفقیت شما بسیار حیاتی هستند. هر چیزی خاکستری و مبهم در دادگاه مدیریت پروژه بر علیه شما مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

من را در توئیتر یا لینکدین دنبال کنید. سری هم به تارنمای من بزنید.

منتشر شده در وب‌سایت Forbes
برگردان توسط حامد معین‌فر
در شرکت مهندسین فناور پندار آریا – پنداریا