مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات مجموعه‌ی پیچیده‌ای از وظایف و مسؤولیت‌هایی است که نیاز به تخصّص در هر دو حوزه‌ی فنی و مدیریتی دارد.

مدیران پروژه‌های فناوری اطلاعات مسؤول برنامه‌ریزی، اجرا و تحویل پروژه‌ها در محدوده، زمان و بودجه‌ی تخصیص‌داده‌شده هستند. با این حال، ماهیت همواره در حال تحوّل صنعت فناوری اطلاعات، روند سریع پیشرفت‌های فناورانه، و پیچیدگی‌های فزاینده‌ی پروژه‌های فناوری اطلاعات، چالش‌های متعددی را در برابر خدمات مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات قرار داده‌اند. در این نوشتار، برخی از چالش‌های رایجی را که مدیران پروژه‌های فناوری اطلاعات با آن مواجه هستند بررسی نموده و در رابطه با راهبردهای مواجهه با این چالش‌ها بحث می‌کنیم.

چالش‌های پیش روی مدیران پروژه‌های فناوری اطلاعات

مدیران پروژه‌های فناوری اطلاعات با چالش‌های مختلفی از جمله مدیریت خَزش دامنه (Scope creep)، انتظارات ذی‌نفعان (Stakeholder expectations)، انواع بِده‌بِستان (Trade-offs)، ارتباطات (Communication)، همکاری‌ها (Collaboration) و به‌روزماندن متناسب با آخرین فناوری‌ها و روش‌شناسی‌ها مواجه هستند.

برای اطمینان از غلبه بر تمام این چالش‌ها، بهتر است یک مدیر پروژه آی‌تی (IT) با تجربه استخدام کنید تا مطمئن شوید که کل پروژه به خوبی پیش خواهد رفت. […]

چالش شماره ۱: خَزش دامنه

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی که مدیران فناوری اطلاعات با آن مواجه هستند، خَزش دامنه است. این اصطلاح به گسترش تدریجی نیازها و الزامات یک پروژه فراتر از محدوده‌ی اولیه‌ی آن، بدون اعمال تعدیل متناظر در جدول زمان‌بندی، منابع یا بودجه‌ی آن پروژه اشاره دارد. خَزش دامنه یک مشکل رایج در پروژه‌های فناوری اطلاعات است، چرا که با تکامل هرچه سریع‌تر فناوری‌ها، ذی‌نفعان پروژه ایده‌های جدیدی پیدا می‌کنند که [با اصرار بر آنها] موجب می‌شوند مسائل پیش‌بینی‌نشده‌ای در طول توسعه‌ی پروژه بروز پیدا کنند.

تعریف و نمونه‌هایی از خَزش دامنه در پروژه‌های آی‌تی

خَزش دامنه می‌تواند اَشکال مختلفی داشته باشد. این چالش ممکن است از افزوده‌شدن ویژگی‌ها، قابلیت‌ها یا الزامات جدیدی ایجاد شود که بخشی از برنامه‌ی اولیه‌ی پروژه نبوده‌اند. همچنین می‌تواند در نتیجه‌ی تغییر مشخصات موجود، از جمله تغییر در رابط کاربری، ساختار پایگاه داده، یا تشریفات امنیتی بروز نماید. مثال‌هایی از خَزش دامنه در پروژه‌های فناوری اطلاعات عبارتند از:

•  یک پروژه‌ی توسعه‌ی نرم‌افزاری که قرار بوده‌است تنها یک سامانه‌ی ساده‌ی مدیریت موجودی انبار را تحویل دهد، امّا در نهایت بدون افزایش متناظر در اندازه‌ی تیم توسعه‌دهنده یا جدول زمانی پروژه، مُدول‌هایی برای پیش‌بینی میزان فروش، بهینه‌سازی زنجیره‌ی تامین و مدیریت ارتباطات با مشتریان، به آن اضافه شده‌است.
•  یک پروژه‌ی ارتقاء زیرساخت‌های فناوری اطلاعات که قرار بوده‌است سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای قدیمی را جایگزین کند، اما در نهایت بدون آنکه بودجه افزایش یابد و یا آموزش‌های مرتبط به کارکنان فناوری اطلاعات ارائه شوند، به آن برنامه‌های کاربردی، خدمات ابری و دستگاه‌های همراه جدید اضافه شده‌است.
•  یک پروژه‌ی تارنمای تجارت الکترونیک که برای فروش طیف محدودی از محصولات طراحی شده‌بود، اما در نهایت به آن گزینه‌های جدیدی چون روش‌های پرداخت، حمل و تحویل و نیز کانال‌های پشتیبانی مشتریان اضافه شده‌است، بدون آنکه متناظراً در سطوح تضمین کیفیت و یا آزمون‌های کاربری تغییری اعمال شود.

تأثیر خَزش دامنه بر خط زمانی و بودجه‌ی پروژه

خَزش دامنه می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر خط زمانی و بودجه‌ی پروژه داشته باشد. ممکن است زمانی که دامنه‌ی یک پروژه فراتر از مرزهای اولیه‌ی تعریف‌شده‌ی آن گسترش می‌یابد، تیم پروژه با چندین چالش روبرو شود:

الزامات نامشخص: این احتمال وجود دارد که با تغییر نیازها و الزامات پروژه، تیم پروژه در خصوص آنچه که باید انجام دهد و نحوه‌ی انجام آنها دچار تردید شود. این موضوع می‌تواند منجر به بروز تأخیر، اشتباه و دوباره‌کاری در پروژه شود.
بار کاری مضاعف: ممکن است با گسترش دامنه‌ی پروژه، تیم پروژه نیز با افزایش حجم کاری خود مواجه شود، بدون آنکه ظرفیت یا مهارت‌های آنها افزایش یابد. این عامل می‌تواند منجر به بروز مشکلاتی از جمله فرسودگی شغلی، ترک خدمت و کاهش کیفیت شود.
نارضایتی ذی‌نفعان: این امکان وجود دارد که با گسترش دامنه‌ی پروژه، ذی‌نفعان از بابت تأخیرها، افزایش هزینه‌ها و یا انتظارات برآورده‌نشده، ناامید شوند. این مسأله می‌تواند منجر به بروز درگیری، بی‌اعتمادی و شکست در پروژه شود.

راهبردهای مفید برای جلوگیری از بروز و مدیریت خَزش دامنه

برای جلوگیری از بروز و مدیریت خَزش دامنه، مدیران فناوری اطلاعات می‌توانند از چندین راهبرد استفاده نمایند:

محدوده‌ی واضح پروژه: از همان ابتدا، محدوده‌ی پروژه باید به خوبی تعریف، مستندسازی و به همه‌ی ذی‌نفعان ابلاغ شود. این شامل اهداف پروژه، نتایج تحویل‌دادنی، جدول زمان‌بندی و بودجه‌ی پروژه است.
فرایند کنترل تغییرات: هر زمان که یک درخواست تغییر ارائه می‌شود، باید فرایند رسمی کنترل تغییرات را طی کند تا تأثیر آن بر روی محدوده‌، جدول زمان‌بندی و بودجه‌ی پروژه ارزیابی شود. این فرایند باید همه‌ی ذی‌نفعان را درگیر کرده و معیارهای روشنی برای تایید یا رد درخواست تعریف کرده باشد.
روش‌شناسی چابک (Agile): «روش‌شناسی چابک» بر توسعه‌ی تکرار شونده، دریافت مستمر بازخوردها و همکاری میان همه‌ی ذی‌نفعان تاکید دارد. با اتخاذ یک رویکرد چابک، تیم پروژه قادر می‌شود خود را با تغییر در نیازمندی‌ها سازگار کرده و در عین حال تمرکز و کیفیت را در پروژه حفظ نماید.
مدیریت مخاطرات (Risks): مدیریت مخاطرات شامل شناسایی، ارزیابی و کاهش آن دسته‌ای از خطرات احتمالی می‌باشد که ممکن است بر محدوده، خط زمانی و یا بودجه‌ی پروژه تاثیرگذار باشند. با پرداختن به مخاطرات، تیم پروژه قادر می‌شود تأثیرات بروز یک خَزش در دامنه‌ی پروژه را به حداقل برساند.
ارتباطات: برای جلوگیری از بروز و مدیریت خَزش دامنه، ارتباط مؤثر بین همه‌ی ذی‌نفعان یک موضوع حیاتی است. این روش شامل به‌روزرسانی منظم وضعیت پروژه، گزارش‌های شفاف، و گوش‌سپردن فعال به بازخوردها و نگرانی‌ها است.

چالش شماره ۲: تخصیص منابع

چالش کلیدی دیگری که مدیران فناوری اطلاعات با آن مواجه هستند، موضوع تخصیص منابع است که شامل فرایند تخصیص افراد، مهارت‌ها و تجهیزات مناسب به وظایف مناسب، برای دست‌یابی به الزامات و محدودیت‌های پروژه می‌باشد. تخصیص منابع یک کار پیچیده می‌باشد که مستلزم ایجاد تعادل بین عوامل متعدّدی از جمله دسترس‌پذیری، ظرفیت، شایستگی و هزینه است.

چالش‌های مشترک در تخصیص منابع

مدیران آی‌تی، اغلب در هنگام تخصیص منابع با چندین چالش رایج روبرو هستند، از جمله:

منابع محدود: پروژه‌های فناوری اطلاعات اغلب به مجموعه‌ای از مهارت‌ها و تجهیزات تخصّصی نیاز دارند که ممکن است به راحتی در دسترس نباشند و یا تقاضای زیادی برای آنها وجود داشته باشند. این چالش می‌تواند منجر به کمبود منابع، تأخیر و یا کاهش کیفیت شود.
اولویت‌های رقابتی: ممکن است پروژه‌های فناوری اطلاعات برای منابع مورد نیاز خود با پروژه‌ها یا عملیات‌های دیگر از جمله تعمیر و نگهداری، ارتقاء یا پشتیبانی رقابت کنند. این چالش می‌تواند منجر به درگیری یا تن‌دادن به بِده‌بِستان و سازش در عملکرد پروژه شود.
تقاضای نامشخص: این احتمال وجود دارد که پروژه‌های فناوری اطلاعات به دلیل عواملی مانند تغییر شرایط بازار، بازخورد کاربران و یا مسائل فنی، نوساناتی را در تقاضاهای خود برای جذب منابع تجربه کنند. این چالش می‌تواند منجر به جذب مضاعف نیروی انسانی، استفاده‌ی ناکافی از ظرفیت آنها و یا ازدست‌دادن فرصت‌ها شود.
عوامل انسانی: پروژه‌های فناوری اطلاعات از مجموعه‌ی افرادی تشکیل شده‌اند که ممکن است انگیزه‌ها، انتظارات و یا تعارضات متفاوتی نسبت به یکدیگر داشته باشند. این چالش می‌تواند منجر به بروز سوء‌تفاهم، عدم ارتباط صحیح یا مقاومت در برابر تغییرات شود.

راهبردهایی برای بهینه‌سازی تخصیص منابع

برای بهینه‌سازی تخصیص منابع، مدیران فناوری اطلاعات می‌توانند از چندین راهبرد استفاده نمایند، از جمله:

برنامه‌ریزی ظرفیت: برنامه‌ریزی ظرفیت شامل پیش‌بینی تقاضا برای منابع و هم‌سویی آن با ظرفیت موجود، برای پیش‌گیری از بروز کمبود یا اضافه‌ی ظرفیت است. این راهبرد را می‌توان از طریق بهره‌گیری از ابزارهایی مانند تجزیه‌وتحلیل حجم کاری، سطح‌بندی منابع و یا برنامه‌ریزی مبتنی بر سناریوها اجرا نمود.
اشتراک‌گذاری منابع: اشتراک‌گذاری منابع به معنی استفاده از منابع یکسان در چندین پروژه یا عملیات، برای کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی آنها است. این راهکار را می‌توان با استفاده از ابزارهایی مانند تجمیع منابع، آموزش متقابل یا چرخش شغلی پیاده‌سازی کرد.
بهینه‌سازی منابع: بهینه‌سازی منابع شامل استفاده از منابع درست برای وظایف درست، بر اساس مهارت‌ها، تجربه‌ها و در دسترس‌پذیری آن منابع است. این کار را می‌توان به وسیله‌ی ابزارهایی چون نرم‌افزارهای تخصیص منابع، سنجه‌های به‌کارگیری منابع و یا نمایه‌سازی صلاحیت‌های منابع انجام داد.
همکاری: همکاری شامل پرورش فرهنگ کار تیمی، برقراری ارتباط و به اشتراک‌گذاری دانش در میان تیم پروژه، ذی‌نفعان و سایر بخش‌ها است. این راهبرد را می‌توان با بهره‌گیری از ابزارهایی مانند روش‌شناسی چابک، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و یا سکوهای مجازی همکاری تیمی اجرا نمود.
بهبود مستمر: بهبود مستمر شامل جستجو برای بازخوردها، نظارت بر عملکردها و شناسایی فرصت‌های بهبود در فرایندهای تخصیص منابع است. این راهکار را می‌توان با استفاده از ابزارهایی مانند سنجه‌های عملکرد، کنترل کیفیت و یا اتوماسیون فرایندها اجرا کرد.

چالش شماره ۳: مسائل ارتباطی

ارتباطات مؤثر یک جنبه‌ی حیاتی در مدیریت موفق پروژه‌ها هستند و پروژه‌های فناوری اطلاعات نیز از این قاعده مستثنی نمی‌باشند. با این وجود، مشکلات ارتباطی می‌توانند چالش‌های مهمی را برای مدیران فناوری اطلاعات ایجاد کنند که ممکن است منجر به بروز سوء‌تفاهم، تأخیر و یا حتی شکست پروژه شوند.

اهمیت ارتباطات مؤثر در مدیریت پروژه‌ها

وجود یک ارتباط مؤثر برای موفقیت پروژه ضروری است، چرا که:

درک را تسهیل می‌کند: ارتباطات واضح و مختصر به ذی‌نفعان کمک می‌کنند تا اهداف، الزامات و محدودیت‌های پروژه را بهتر درک نمایند.
اعتماد ایجاد می‌کند: ارتباطات باز و صادقانه اعتماد و همکاری را در بین اعضای تیم، ذی‌نفعان و شرکاء تقویت می‌کنند.
انتظارات را مدیریت می‌کند: ارتباط به موقع و دقیق به مدیریت انتظارات و جلوگیری از ایجاد غافل‌گیری و یا سوء‌تفاهم کمک می‌کند.
مسائل را شناسایی و حل می‌کند: ارتباط مؤثر به شناسایی و حل مسائل، مخاطرات و تضادها قبل از تشدید آنها کمک می‌کند.
از فرایند تصمیم‌گیری پشتیبانی می‌کند: ارتباطات دقیق و مرتبط با موضوع، اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری آگاهانه را فراهم می‌سازند.

مسائل رایج ارتباطی در پروژه‌های فناوری اطلاعات

علی‌رغم اهمیت ارتباطات مؤثر، اغلب پروژه‌های فناوری اطلاعات با چندین مشکل ارتباطی رایج روبرو هستند، از جمله:

عدم شفافیت: ارتباطات نامشخص یا مبهم می‌توانند منجر به سوء‌تفاهم، سردرگمی یا تفسیر نادرست شوند.
ناهم‌ترازی: ارتباطات غیرهم‌تراز بین اعضای تیم، ذی‌نفعان یا شرکاء می‌توانند منجر به ایجاد انتظارات واگرا و  یا اهداف متضاد شود.
سیلوها: ارتباطات سیلوشده یا جزیره‌ای در بخش‌ها، تیم‌ها و یا کارکردها می‌توانند منجر به ایجاد تکرار، ناکارآمدی یا حصول نتایج غیربهینه شوند.
اصطلاحات فنی: اصطلاحات فنی یا کلمات اختصاری می‌توانند به موانع ارتباطی، به ویژه با ذی‌نفعان غیرفنی منجر شوند.
تفاوت‌های فرهنگی: تفاوت‌های فرهنگی در سبک‌ها، هنجارها و یا ارزش‌های ارتباطی می‌توانند منجر به بروز ارتباطات نادرست، بی‌اعتمادی و یا تعارضات شوند.

راهبردهای بهبود ارتباطات و همکاری

برای بهبود ارتباطات و همکاری در پروژه‌های فناوری اطلاعات، مدیران فناوری اطلاعات قادر هستند از چندین راهبرد بهره بگیرند، از جمله:

ایجاد تشریفات (Protocols) واضح ارتباطی: تعریف شفاف تشریفات ارتباطی، از جمله کانال‌ها، قالب‌ها و دوره‌های تناوب، قادر هستند به حصول اطمینان از موجود یک ارتباط منسجم و مؤثر کمک کنند.
ایجاد یک فرهنگ مشارکتی: وجود یک فرهنگ مشارکتی که به کار تیمی، بازخورد و احترام اهمیت می‌دهد، قادر است ارتباطات باز و صادقانه را تقویت نماید.
استفاده از ابزارهای همکاری: ابزارهای همکاری تیمی، مانند نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، سکوهای گفتگو و یا همایش‌های ویدئویی، می‌توانند ارتباطات و همکاری‌ها را تسهیل کنند.
آموزش و توسعه: برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای، از جمله برای مهارت‌های ارتباطی، آگاهی‌بخشی فرهنگی و یا حل تعارضات، می‌توانند اثربخشی ارتباطات را بهبود بخشیده و سوءتفاهم‌ها را کاهش دهند.
دریافت بازخورد: دریافت بازخورد از ذی‌نفعان، اعضای تیم و یا شرکاء می‌تواند بینش‌های ارزشمندی در خصوص اثربخشی ارتباطات ارائه داده و زمینه‌های بهبود را شناسایی نماید.

نتیجه‌گیری

در نتیجه، مدیریت فناوری اطلاعات با چالش‌های متعددی در چشم‌انداز دیجیتالی امروز مواجه است، از جمله فناوری‌های در حال تکامل، تهدیدات امنیت سایبری و یکپارچه‌سازی‌های بی‌نقص. مدیران فناوری اطلاعات قادر هستند با برنامه‌ریزی، ارتباطات و همکاری مناسب، از این چالش‌ها با موفقیت عبور کنند و سازمان خود را به سمت آینده‌ای کارآمدتر و مطمئن‌تر سوق دهند. برای رهبران فناوری اطلاعات، انطباق با چشم‌انداز در حال تغییر و تصمیم‌گیری آگاهانه، موضوعاتی حیاتی هستند.

منتشر شده در وب‌سایت TechiExpert
۱۵ مه ۲۰۲۳، توسط سریکانث (Srikanth)
برگردان توسط حامد معین‌فر
در شرکت مهندسین فناور پندار آریا – پنداریا